Mitarbeitergespräche sind generell all jene Gespräche, die zwischen einem Mitarbeiter und dessen Vorgesetzten geführt werden. Sie sind wichtig und unvermeidlich. Der persönliche Austausch mit dem Angestellten ist vertraulich, und oft mit Emotionen und manchmal mit schwierigen Themen verbunden. Da man als Vorgesetzte/r in den meisten Fällen die Gesprächsführung übernimmt, ist es wichtig zu wissen, wie man das Gespräch bewusst leitet und gestaltet. So gehen nach dem Treffen beide Seiten mit einem angenehmen Gefühl aus der Situation.
Um Ihr nächstes Mitarbeitergespräch zu einem Erfolgserlebnis zu machen – unabhängig von Thema und Ziel – haben wir hier die wichtigsten Herangehensweisen für Sie zusammengetragen
Den passenden Rahmen schaffen
Für jedes Mitarbeitergespräch gibt es einen Anlass. Das kann eine jährliche Evaluation sein, Vorgesetzten-Feedback oder ein Zielvereinbarungsgespräch. Die Vorbereitung ist in jedem der Fälle der Schlüssel. Es ist wichtig, dass das Gespräch sachlich bleibt, nicht vom Thema abweicht und sein Ziel erfüllt.
Wählen Sie einen ruhigen Ort und genug Zeit, um Unterbrechungen zu vermeiden und das Gespräch bis zum Ende führen zu können. Überlegen Sie sich auch, ob bei dem Gespräch eine weitere Person anwesend sein muss. Stellen Sie sicher, dass jeder Beteiligte frühzeitig über Ort und Zeitpunkt Bescheid weiß. Im besten Fall teilen Sie Ihrem Mitarbeiter auch eine Agenda mit – dann kann sich dieser ebenfalls auf das Gespräch vorbereiten und sich überlegen, was er dazu zu sagen hat
Die inhaltliche Vorbereitung: Ziel festlegen
Wenn Sie dies erledigt haben, sollten Sie auch den Inhalt des Gesprächs anständig vorbereiten. Machen Sie sich Ihr Ziel bewusst, und schreiben Sie sich alles auf, das Sie ansprechen und erreichen wollen.
Zusätzlich sollten Sie sich auch überlegen, welche Einwände oder Probleme Ihr Gesprächspartner haben könnte. Bereiten Sie sich also auch darauf vor, und machen Sie sich Notizen wenn möglich. Tragen Sie diese während des Gesprächs bei sich. Kurz vor dem Termin sollten Sie sich die Notizen noch einmal durchlesen und sich relevante Fakten und Unterlagen wieder ins Gedächtnis rufen.
Das Mitarbeitergespräch: Auf Augenhöhe begegnen
Von Beginn an sollten Sie mit angenehmer Laune und einem Lächeln in das Gespräch einsteigen, ohne dabei an Ernsthaftigkeit zu verlieren. Menschen sind Wesen, die ihre Gegenüber instinktiv spiegeln und deren Bewegungen, Sprache und sogar Tonfall kopieren. Es kann passieren, dass Sie Stress und Sorgen mit in das Gespräch tragen und so bei Ihrem Gegenüber für Unruhe sorgen. Ihr Mitarbeiter wird das als gutes Zeichen deuten und Sie zudem unterbewusst nachahmen.
Die Basis für solch ein Gespräch sollte themenunabhängig aus Vertrauen und Respekt bestehen.
Danken Sie Ihrem Mitarbeiter für sein Erscheinen, und erinnern Sie ihn noch einmal an Thema und Ziel der Unterhaltung. So stellen Sie sicher, dass Sie garantiert beide an einem Strang ziehen und effektiv auf dasselbe Ziel hinarbeiten.
Es ist wichtig, dass es zu einem beidseitigen Gespräch wird; Sie leiten es, aber Ihr Mitarbeiter darf auf keinen Fall zu kurz kommen. Geben Sie ihm also Raum und Zeit, um seine Gefühle und seine Ansichten mit Ihnen zu teilen. Auch bei der Suche nach Lösungen sollten Sie immer bedenken, dass Sie beide damit zufrieden sein müssen.
Das Gesprächsende: Missverständnissen vorbeugen
Fassen Sie zuletzt noch einmal die wichtigsten Ergebnisse und Abmachungen zusammen und beugen Sie so Missverständnissen und offenen Fragen vor.
Verständigen Sie sich mit Ihrem Gegenüber auf das erreichte Ergebnis Ihres Treffens und senden Sie ihm dieses im Nachgang noch einmal per Mail zu. Nennen Sie außerdem im Gespräch und in der Mail die vereinbarten weiteren Schritte und evaluieren Sie das Gespräch für sich; haben sie Ihre Ziele erreichen können? Was kann nächstes mal besser laufen?
Halten Sie sich an getroffene Abmachungen und ziehen Sie auch ihren Mitarbeiter zur Verantwortung. Unter Umständen können Sie auch ein Folgegespräch veranlassen.
Fazit: Mitarbeitergespräche angenehm gestalten
Damit Sie Ihr Ziel eines gelungenen Gespräches erreichen, ist es ausschlaggebend, wie Sie die Situation gestalten. Gehen Sie dafür mit einer positiven Grundstimmung in das Treffen, nutzen Sie Ihre vorgefertigten Notizen und lassen Sie Ihr gesetztes Ziel nicht aus den Augen. Wichtig ist es außerdem, mit Respekt und Freundlichkeit dem Mitarbeitenden zu begegnen und ihn und seine Ansichten ernst zunehmen. Denken Sie daran, dass ein solches Gespräch in einer persönlichen und ruhigen Atmosphäre stattfinden sollte und Sie nach dem Gespräch eine Zusammenfassung zukommen lassen.